独自ドメインでメールを運用していると、info@ や sales@ に迷惑メールが大量に届く、という状況に心当たりはないでしょうか。

毎日多くの迷惑メール、いわゆるゴミのような営業メールが届きますが、誰かが見て、誰かが削除している、という対応で回っているケースがほとんどです。明確な担当が決まっているわけでもなく、「気づいた人が対応する」状態になっていることも少なくありません。

特に、複数人に転送されているアドレスの場合、全員が削除しないと重要なメールを見落としかねない、という地味だけれど厄介な問題も起こりがちです。そして、その裏側では、スタッフ一人ひとりの思考や集中、そして時間が少しずつ奪われている、という現実があります。

それでも、一応対応できている／業務が止まっているわけではない／なんとかなってしまっている。そんな現実があるため、迷惑メールの問題は後回しにされやすいのかもしれません。

迷惑メールフィルタは、すでに「全部に入っている」

Macの標準メール、Windowsのメールアプリ、Thunderbird、レンタルサーバーの管理画面。迷惑メールフィルタは、すでにほとんどの環境に用意されています。

まずはこれらを使い、迷惑メールを振り分ける。これはごく自然な対応ですし、間違っているわけではありません。

ただ、こうしたフィルタは、主に個々の端末やメールソフト単位で機能します。そのため、デスクトップでは整理されていても、スマートフォンでは迷惑メールが溢れてしまう、といった状況が起こりがちです。

それでも迷惑メールが溢れてしまう背景

迷惑メールフィルタは、どれも完璧ではありません。設定が甘いから届いている、という話ではないのが実情です。

多くの環境では、デスクトップのメールクライアントやレンタルサーバー側のフィルタで対応しています。ただ、この方法では、端末ごとに迷惑メールの判定が分かれてしまい、モバイル端末への反映が遅れたり、反映されなかったりすることがあります。

また、迷惑メール対策は、メールソフトの設定だけで完結するものではありません。実際には、DNSに設定されたSPF、送信元を検証するDKIM、なりすまし対策の方針を定めるDMARCといった、ドメイン側の設定も受信時の判定に大きく影響します。

こうした設定が適切に行われていても、迷惑メールの手口は日々変化しています。海外からの送信や人力によるメール、AIの影響で自然な日本語が使われるケースも増え、フィルタは常に後追いになりがちです。

結果として、「個々の設定で何とかする」運用には、どうしても限界が出てきます。

問題は、削除の手間ではなく「判断を迫られること」

迷惑メールを削除する作業そのものは、数秒で終わります。スマートフォンでも簡単に処理できますし、時間的な負担はそれほど大きくありません。

ただ、本当に厄介なのは、毎回メールの内容を確認し、「これは大丈夫か」「削除していいか」と判断を求められる点です。その一瞬の判断が、日々の業務の集中を分断していきます。

迷惑メールの問題は、処理できるかどうかではなく、判断を迫られ続ける環境そのものにあります。

こうした小さな判断の積み重ねは、個人の集中力だけでなく、チーム全体の生産性にも影響します。誰かが迷惑メールを確認している間、本来向き合うべき業務は一時的に止まり、そのズレが日常的に発生します。結果として、組織としての仕事のリズムが少しずつ乱れていく、という側面も見逃せません。

本当に怖いのは、フィッシングメールを一通見逃すこと

迷惑メールが多い状況に慣れてくると、判断そのものが雑になっていきます。流し読みをしたり、件名だけで処理してしまったりする場面も増えていくでしょう。

その中に、たった一通だけ、本物のように見えるメールが混じる。最近のフィッシングメールは日本語も自然で、実在するサービスや取引先を装った内容も珍しくありません。

忙しい業務の合間に「いつもの通知かな」と思い、ログインIDやパスワードを入力してしまう。これは特別な事故ではなく、どの会社でも起こり得る話です。

これは担当者のリテラシーの問題ではない

こうしたリスクは、担当者が不注意だから起きるわけではありません。注意していても、人は必ず判断を誤ります。

問題は、判断を求められるメールが日常的に届き続ける環境そのものにあります。誰か一人の意識や注意力で防ぎきれる話ではなく、仕組みの問題として捉える必要があります。

自社で迷惑メール対策を抱え続けるという選択

独自ドメインでメールを運用すること自体は、決して間違いではありません。ただ、その運用に伴う迷惑メール対策やフィルタ調整、設定の見直しを、今後も社内で抱え続けるべきかどうかは別の話です。

メールの信頼性を保つためには、DNS設定の管理や、SPF・DKIM・DMARCといった仕組みの理解と運用が継続的に求められます。本業とは直接関係のない判断や作業が、少しずつ増えていくことになります。

強力なスパム対策を「使う」という考え方

Google Workspace や Microsoft 365 が選ばれている理由は、単に機能が多いからではありません。迷惑メールやフィッシングへの対応を、個々の会社が考え続けなくて済む点にあります。

すべてを自社でコントロールするのではなく、判断や更新を外部に委ねる。そのことで、日々の業務から余計な負荷を取り除く、という考え方です。

メール環境は「守る作業」ではなく「任せる設計」へ

迷惑メールを一通ずつ減らすことよりも、迷惑メールについて考えなくて済む環境をどう作るか。その視点でメール環境を見直すと、選択肢は変わってきます。

すぐに何かを変える必要はありませんが、一度現状を整理し、どこまでを自社で担い、どこからを任せるのかを考えるだけでも意味はあります。

迷惑メールの問題は、セキュリティの話であると同時に、業務効率と組織のリズムの話でもあります。

EC/BtoB/SaaS事業者の売上を蝕む「見えない 20%の損失」：メール到達率とLTV最大化の戦略的インフラ診断（売上とLTVに直結させる）

小規模事業者向けに、メール環境の整理・導入支援を行っています

当社では、小規模事業者・中小企業向けに、Google Workspace などの導入支援や、既存メール環境からの移行、迷惑メール対策を含めた運用整理を承っています。

IT担当者がいない、あるいは他業務と兼務しているケースを前提に、現状の整理から設定・移行までを一貫してサポートします。

すぐに移行を決める必要はありませんが、現状の課題整理や選択肢の確認だけでも構いません。メール環境について一度立ち止まって考えたい場合は、お気軽にご相談ください。