アカウントを増やさずに済む？Google Workspace のドメインエイリアスとグループ機能

「複数のドメインでメールを使いたい」「外部のスタッフを共同のメールアドレスに含めたい」——Google Workspace を導入したあと、こうしたニーズが出てくることは少なくないと思います。事業のファイルがクラウドに上がると何が変わるかで触れたように、アカウントを増やさずに対応できる方法があります。ドメインエイリアスとグループ機能の概要を、実務でよくあるパターンに沿ってまとめます。

複数ドメインを1つの Workspace で｜ドメインエイリアスとは

本ドメイン（例：company.co.jp）のほかに、別ドメイン（例：brand.jp）のメールも同じ Workspace で受け取りたい——そんなときは、ドメインエイリアス（セカンダリドメイン）を追加する方法があります。同じユーザーが、複数ドメインのアドレスを持てる仕組みです。

アカウント数を増やさずに済むため、ライセンスコストの削減にもつながります。一方で、DNS の MX レコード設定など、ドメイン側の作業が必要です。管理コンソール（管理画面）からドメインを追加し、その後、該当ドメインの DNS に Google が指定する MX レコードを設定する、という流れになります。詳しい手順は Google のヘルプに沿って進められますが、ドメインの管理権限がない場合は、管理会社への依頼も検討してください。

共同アドレスを複数人で｜Google グループの活用法

info@、support@ のような「共同で使うアドレス」を、複数人で受け取りたい場合に便利なのが Google グループです。グループを作成し、メンバーを追加すると、そのグループのメールアドレスに届いたメールが、メンバー全員の受信トレイに届きます。

担当者が変わっても、アドレスはそのまま。アカウントを増やさずに「共同トレイ」を実現できる、というイメージです。「info@ は営業3名で共有」「support@ は技術担当2名で受け取り」といった運用に向いています。

外部のフリーランスやパートナーも｜グループに外部メンバーを追加する

外部のフリーランスやパートナーにも、共同アドレス（例：project@）のメールを見てほしい——そんなとき、グループには 外部メンバー（Workspace 外の Gmail アドレスなど）を追加できます。招待が届き、承認すると、その方の受信トレイにも同じメールが届く形になります。

ただ、外部メンバーは、グループのメールの閲覧・返信はできても、管理画面の操作権限は持たせない運用が一般的です。社外秘の情報が含まれる場合は、誰をどのグループに含めるか、慎重に検討したほうがよいと思います。「誰がどのグループにいるか」を一覧で把握しておくと、担当変更や退職時の整理がしやすくなります。

まとめ

ドメインエイリアスで複数ドメインを、グループで共同アドレスを、それぞれアカウントを増やさずに運用できます。外部スタッフをグループに含めることも可能です。設定の手順は管理コンソールから進められますが、DNS や権限の理解が必要な部分もあります。自社で進める場合の不安や、移行後の運用について、お気軽にご相談ください。

当社では、Google Workspace の導入・移行支援に加え、ドメイン設定やグループ運用のご相談も承っています。現状の整理や設定の確認だけでも構いません。